Riksdagen har beslutat att uppgifter om löner och skatteavdrag till varje anställd ska lämnas månadsvis istället för i en årlig kontrolluppgift.
Kontrolluppgifter
Enligt dagens regler ska kontrolluppgifter lämnas en gång per år för ersättningar och förmåner som ingår i inkomstslaget tjänst. Det gäller löner, arvoden, pensioner, förmåner, sjukpenning, föräldrapenning och andra tjänsteinkomster. Förutom om ersättningarna ska även uppgift om skatteavdrag lämnas. Kontrolluppgifter för fysiska personer ska lämnas till Skatteverket av den som gett ut ersättningen eller förmånen senast 31 januari året efter inkomståret.
Beslut om månadsredovisning
Riksdagen har nu beslutat att arbetsgivare m fl ska lämna uppgifter om lön och skatteavdrag på individnivå varje månad via arbetsgivardeklarationen till Skatteverket, istället för årliga kontrolluppgifter.
Syftet är att de uppgifter som nu lämnas av arbetsgivare till olika myndigheter ska bli mer effektiva genom att uppgiftslämnandet samordnas. På så sätt kommer servicen till den enskilde individen att öka. Risken minskar också för att inkomstrelaterade ersättningar blir fel och myndigheternas kontrollmöjligheter kommer att förbättras.
Elektroniskt eller på papper
Arbetsgivardeklarationen kommer precis som idag kunna lämnas elektroniskt eller på papper. Elektroniskt lämnas den antingen genom att en fil med samtliga uppgifter överförs eller genom att arbetsgivaren manuellt registrerar nödvändiga uppgifter för varje betalningsmottagare (via en e-tjänst med e-legitimation).
Tidpunkt
Redovisning av uppgifterna per betalningsmottagare ska göras i arbetsgivardeklarationen månaden efter den månad ersättning har betalats ut eller en anställd har fått förmånen. Löner och ersättningar som betalas ut i januari ska alltså redovisas i skattedeklarationen i februari. Redovisningstidpunkten är alltså densamma som idag.
Uppgifter som ska lämnas i totalsumma
Liksom tidigare ska uppgifter om sammanlagda skatteavdrag och arbetsgivaravgifter för samtliga anställda lämnas i skattedeklarationen. Däremot ska uppgift om sammanlagd ersättning som arbetsgivaren är skyldig att göra skatteavdrag för och betala socialavgifter för inte längre behöver lämnas.
Uppgifter som ska lämnas på individnivå
De uppgifter som ska lämnas på individnivå i skattedeklarationen är bland annat
- skattepliktiga och skattefria ersättningar för arbete (t ex löner, förmåner, sjuklön)
- skatteavdrag
- ersättning som är underlag för särskild inkomstskatt (SINK)
- underlag för husarbete
- ersättning som är underlag för statlig ålderspensionsavgift
- hyresersättningar.
Det är alltså ungefär samma uppgifter som idag lämnas i den årliga kontrolluppgiften. Vissa uppgifter som idag lämnas i kontrolluppgiften behöver dock inte lämnas i arbetsgivardeklarationen. Det gäller uppgifter om
- kostnadsersättningar för resa och logi i samband med tjänsteresa (om skatteavdrag inte ska göras)
- förmån av fri parkering
- anställningstid om anställningen bara varat en del av året
- bilmodell vid bilförmån
- vad den anställde betalat för bilförmån
- antalet kilometer med bilersättning vid bilförmån
- huruvida en bostadsförmån gäller ett småhus.
Årlig kontrolluppgift slopas
Om ersättningar har redovisats månatligen i arbetsgivardeklarationen behöver inte någon årlig kontrolluppgift lämnas.
Ersättningar som inte är underlag för skatteavdrag eller arbetsgivaravgifter behöver inte redovisas i arbetsgivardeklarationen. Om detta gäller alla arbetstagare behöver alltså inte någon arbetsgivardeklaration lämnas. Det kan bli aktuellt när det gäller till exempel mindre idrottsföreningar. Idrottsföreningar som med dagens regler inte behöver lämna arbetsgivardeklaration kommer alltså inte behöva göra det med de nya reglerna heller. De kommer även fortsättningsvis att lämna kontrolluppgift enbart en gång per år.
Om en arbetsgivardeklaration måste lämnas för vissa anställda så kan arbetsgivaren frivilligt lämna uppgifter i arbetsgivardeklarationen om sådana ersättningar till andra anställda som annars skulle ha behövt redovisas i en årlig kontrolluppgift.
Information om lämnade uppgifter
Enligt de nya reglerna ska en anställd (och andra som uppgift lämnats om i arbetsgivardeklarationen) få information om detta, senast den dag då arbetsgivardeklarationen ska ha kommit in till Skatteverket.
På så vis har den anställde möjlighet att kontrollera det som rapporteras in till Skatteverket och rätta eventuella felaktiga uppgifter.
Denna informationsskyldighet kan arbetsgivaren uppfylla genom att det på lönebeskeden noteras vilka uppgifter som lämnas till Skatteverket.
Myndigheter som kan få del av uppgifterna
Flera myndigheter kommer att få nytta av de nya månadsuppgifterna. Exempelvis Försäkringskassan i sin ärendehantering av sjukpenninggrundande inkomst (SGI) och bostadsbidrag. Servicen kommer att förbättras genom att man inför beslut har mer tillförlitliga och aktuella uppgifter om lön. Kronofogdens handläggning i samband med löneutmätning kommer också att bli mer effektiv och de förfrågningar som Kronofogden skickar ut till arbetsgivare kommer att minska betydligt.
Även Socialnämnderna, Arbetslöshetskassorna, Arbetsförmedlingen och Migrationsverket är exempel på myndigheter som kommer att få nytta av att man börjar lämna månadsuppgifter.
Ikraftträdande
Införandet av det nya systemet ska ske stegvis. För företag som är skyldiga att föra personalliggare och som vid ikraftträdandet har fler än 15 anställda ska systemet med månadsuppgifter börja gälla 1 juli 2018. För övriga ska bestämmelserna börja gälla 1 januari 2019.
Reglerna om att årsvisa kontrolluppgifter inte behöver lämnas om ersättningen eller förmånen har redovisats per betalningsmottagare i arbetsgivardeklarationen ska dock träda i kraft först 1 januari 2019 för samtliga företag. Detta innebär att de som omfattas av systemet med månadsuppgifter redan från 1 juli 2018 (se ovan) kommer att behöva lämna samma uppgift två gånger till Skatteverket.
Regeringens prop 2016/17:58, Skatteutskottets betänkande 2016/17:SkU21