Skatteverket har i ett nytt ställningstagande förtydligat sin syn på vad som avses med momslagens krav på att en fullständig faktura ska innehålla uppgifter om säljarens och köparens namn och adress.
Nytt ställningstagande
Enligt momsreglerna ska en faktura innehålla en rad olika uppgifter, bland annat ska uppgifter om säljarens och köparens namn och adress finnas med (11 kap 8 § ML). Skatteverket har kommit med ett nytt ställningstagande om hur man bedömer kravet på uppgifterna om säljarens och köparens namn och adress. Ställningstagandet ersätter en rad tidigare ställningstaganden från 2004 (se i kommentaren nedan) och innebär ingen ändring i sak utan är främst ett förtydligande.
Syftet med namn och adress
Skatteverket börjar med att slå fast att syftet med att en fullständig faktura ska innehålla namn och adress är att aktörerna i en viss ekonomisk transaktion ska kunna identifieras. Därmed blir det klarlagt vem som ska redovisa och betala den utgående momsen och vem som har rätt till momslyft.
Begreppet namn
Om säljarens namn finns registrerat hos Bolagsverket kan det företagsnamnet anges på fakturan. Är namnet inte registrerat hos Bolagsverket anges det namn som finns i Skatteverkets register. En enskild näringsidkare som inte har registrerat sitt namn hos Bolagsverket ska ange sitt eget för- och efternamn i fakturan. Motsvarande gäller uppgift om köparens namn.
Förkortningar och koder
Namnuppgifterna ska alltså vara så otvetydiga att det inte går att förväxla namnet med något annat företag. Det innebär enligt Skatteverket att namnet måste vara fullständigt. Förkortningar av namn eller koder generellt ska inte användas i en faktura, om det inte är i affärslivet vedertagna förkortningar som exempelvis LKAB.
Om ett företag, exempelvis ett auktionsföretag, utfärdar en faktura som av anonymitetskrav inte skriver säljarens (huvudmannens) namn, utan istället använder sig av ett kodnummer uppfylls inte momslagens krav. Enligt Skatteverket kan dock en sådan bristfällig faktura läkas med ett förtydligande av koden där säljaren med säkerhet kan identifieras. Säljarens namn kan utelämnas av anonymitetskäl om följande förutsättningar är uppfyllda:
- Både köparen och säljaren kan få tillgång till det förtydligande där säljaren kan identifieras.
- Skatteverket ska vid behov få tillgång till detta förtydligande.
Särskilt företagsnamn (bifirma)
Ett företag kan utöver sitt företagsnamn ha ett särskilt företagsnamn. Ett särskilt företagsnamn används för en avgränsad del av företagets verksamhet och är inte en självständig juridisk person. Skatteverket anser att det inte räcker med att det särskilda företagsnamnet står som säljare på en faktura utan fakturan måste alltid innehålla uppgift om det säljande företagets riktiga namn för att säkert kunna identifieras.
Begreppet adress
Skatteverket konstaterar att det i momsreglerna inte finns någon definition av begreppet adress, men adressens huvudsakliga uppgift är att tillföra namnuppgiften ytterligare information som gör det möjligt att identifiera företaget. Adressen är av stor betydelse för att man ska kunna särskilja ett företag från ett annat med samma eller liknande namn.
Skatteverket anser att med begreppet adress menas en fysisk plats dit traditionell post- och brevutdelning görs, det vill säga en postadress såsom gatuadresser och postboxadresser.
En internetadress ger som regel ingen säker information om vilket företag det är frågan om. Av en sådan adress framgår det inte heller med säkerhet i vilket land som säljaren eller köparen är verksam. Skatteverket anser därför att en internetadress inte ger tillräcklig information för att uppfylla syftet med adressuppgiften på en faktura.
Flera postadresser
En säljare som har flera postadresser kan välja vilken adress som ska anges på fakturan. Skatteverket rekommenderar dock att fakturan förses med huvudkontorets postadress eller postadressen för det verksamhetsställe varifrån varan levererats eller tjänsten tillhandahållits.
Om säljaren ska skicka fakturan till någon annan än köparen, till exempel till köparens bokföringsbyrå, anser Skatteverket att även köparens postadress ska anges på något lämpligt ställe på fakturan.
Felaktigt namn eller adress
Om en faktura innehåller felaktiga uppgifter om köparens eller säljarens namn och adress kan en sådan brist normalt läkas genom en rättelse. Med rättelse av en bristfällig faktura menas enligt ett tidigare ställningstagande från 2018 (202 503957-18/111) att säljaren kompletterar den ursprungliga handlingen med den saknade uppgiften och överlämnar den rättade handlingen till köparen.
Om säljaren har angivit fel namn på köparen kan en rättelse ske genom att säljaren utfärdar ett intyg om vem som är den verkliga köparen. Den ursprungliga fakturan tillsammans med intyget bör normalt medföra att kravet på köparens namn är uppfyllt.
Enligt Skatteverket kan köparen själv rätta namnuppgiften genom att ange det riktiga namnet om samtliga förutsättningar är uppfyllda.
- Köparen kan styrka sitt köp av den fakturerade varan eller tjänsten
- Den enda bristen i fakturan är att köparens namn är felaktigt, om adressuppgiften är riktig kan det stödja köparens bevisning om att denne är den verkliga köparen.
- Det felaktiga namnet på fakturan kan inte förväxlas med någon annan fysisk eller juridisk person.
Köparens rättelse av namnet på fakturan innebär en rättelse av en mottagen verifikation. Enligt bokföringslagen ska det därför på fakturan framgå när rättelsen gjordes och av vem. Den ursprungliga uppgiften måste tydligt framgå även efter rättelsen.
Faktura på en anställds utlägg
Det kan förekomma att en anställd gör ett inköp med egna medel som sedan ersätts av arbetsgivaren. På fakturan är det då den anställde som står som köpare. Om den anställde har gjort ett inköp för sin arbetsgivares räkning kan fakturan godkännas som arbetsgivarens verifikation, trots att namnet på fakturan är fel. Enligt Skatteverket förutsätter det dock att fakturan innehåller övriga uppgifter som krävs enligt momsreglerna.
Skatteverkets ställningstagande 8-1832503
Kommentar:
Detta ställningstagande ersätter följande ställningstaganden från 2004:
- 130 151294-04/113, se 04:18,
- 130 205830-04/113, se 04:48,
- 130 256490-04/113, och
- 130 477317-04/1153.
Observera att aktiebolagslagen också innehåller bestämmelser som innebär att aktiebolagets inregistrerade firma (dvs aktiebolagets namn) måste finnas på fakturor mm. Har man ett aktiebolag måste alltså företagets fullständiga namn alltid anges.