Hej!
Du har just bjudit en kund på en trevlig affärslunch. Och nu har du chansen att testa din nya app. Med den kan du skanna kvitton och fakturor rakt in i bokföringen.
Ivrigt plockar du fram mobilen och skannar in krognotan. Och sen slänger du notan i närmaste papperskorg på väg från restaurangen.
Du slipper högar av kvitton hemma på hallbordet. Och du behöver inte riskera att tappa bort något kvitto. Toppen.
Det finns dock ett litet problem:
Du har just brutit mot bokföringslagen.
Bokföringslagen har åsikter om hur kvitton, fakturor och annat bokföringsmaterial ska sparas.
Ska sparas i det format det kom till företaget.
Om en faktura kom i till företaget i pappersformat ska den sparas i pappersformat.
Om fakturan kom i ett elektroniskt format till företaget ska den sparas i det elektroniska formatet.
Om dina anställda gör utlägg
När dina anställda gör utlägg för företagets räkning anses kvittot ha kommit till företag i det format den anställde tog emot det.
Så om din anställde fick ett papperskvitto i taxin så ska det sparas i pappersformat.
Du kan byta format
Inget hindrar dig från att skriva ut en pdf-faktura på papper och använda i bokföringen. Och inget hindrar dig från att skanna in en pappersfaktura om du har en helt elektroniskt baserad bokföring.
Men du måste spara fakturan i det ursprungliga formatet också.
Du måste kunna hitta den ursprungliga fakturan.
Om du till exempel har en utskriven pdf-faktura i bokföringen så måste du på något sätt kunna hitta den ursprungliga elektroniska fakturan.
Och du måste kunna hitta fakturan från andra hållet också.
Du måste från den ursprungliga elektroniska fakturan kunna hitta den bokförda papperskopian.
Du behöver helt enkelt ett system för märkning och arkivering.
Du kan kasta det ursprungliga formatet efter tre år.
Om du har bytt format på ett dokument exempelvis genom att skriva ut ett elektroniskt kvitto så kan du radera det ursprungliga kvittot efter tre år.
Detta är tre år enligt bokföringslagen
Bokföringslagen har i det här sammanhanget en egen definition på vad som är tre år.
Du kan förstöra det ursprungliga kvitto ”från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades”
Om du fått fakturan både elektroniskt och på papper
Ibland kan det hända att du får en faktura både elektroniskt och på papper. Först får du ett mejl med en pdf-faktura och någon dag senare kommer en samma faktura på papper med den vanliga posten.
I det här fallet kan du välja vilket format du vill spara
fakturan i.